Januari 2012

Hur skapar jag en bra
presentation i Powerpoint?

Att hålla en presentation eller en föreläsning är en enorm egotripp, om du kommer över din rädsla att prata inför andra. Tänk dig en stor sal av människor där alla bara lyssnar på dig. Kan det bli bättre?

Ofta tar rädslan en för stor plats och vi letar efter saker att gömma oss bakom. Och det vanligaste vi gömmer oss bakom är bilderna i Powerpoint. Vi släcker ljuset i lokalen och slår på en bild Powerpoint som egentligen bara får till uppgift att flytta åhörarens fokus från mig som person. Glöm detta!

För att en presentation ska bli bra måste du inse att det är du som är stjärnan, och att du har ett budskap som ska nå åhörarna. Bilderna i Powerpoint är bara till för att lyfta fram dig och ditt budskap, inte dölja dig.

För att förtydliga mig ännu mer. Bilderna i Powerpoint är inte ditt manus. Och det är heller inte något som du lämnar efter dig. Vill du lämna något efter dig så lämna visitkort, folder, broschyr, bok, DVD eller något annat. Men aldrig bilderna som stöder dig när du presenterar, för de kan endast du använda.

Samla kunskap

Inför en presentation är det inte bara ämnet du ska prata om som du måste vara kunnig i. Du måste också veta lite om dina åhörare och omständigheterna kring presentationen. Här är några frågor som du kan ställa dig som hjälp på vägen:

Vem ska du prata med? Beskriv åhörarna för dig själv. Vad har de för förkunskaper?

Var ska du presentera? Är lokalen bullrig/tyst, mörk/ljus?

Är du ensam? Eller behöver du koordinera med andra talare?

Handlar det om dialog eller monolog?

Finns tekniker på plats? Eller måste du ordna allt tekniskt själv. Hur lång tid har du på dig att testa tekniken? Är det en paus innan?

Finns tekniken du behöver:

El. Är det 110 V eller 230 V i vägguttaget? Klarar din teknik detta? Passar kontakterna?

Projektor

Internet

Ljudanläggning eller högtalare

Fjärrkontroll till dator och annan utrustning

Adapter till bildskärmskontakter (gäller främst de som använder Mac)

En liten ficklampa om du behöver hitta knappar i en mörklagd lokal

Svaren på dessa ”yttre” omständigheter kommer att hjälpa dig i förberedelserna. De kommer inte bara få dig att känna dig tryggare utan också påverka själva presentationen.

Och slutligen när det gäller dessa förberedelser. Se till att lära dig hur tekniken fungerar, även i en mörklagd lokal. Det finns ingenting som är så pinsamt som när en föredragshållare exempelvis inte kan få upp presentationen på den externa skärmen.

Den röda tråden

Den röda tråden är en tankegång som åhöraren kan följa, och med den skapa sig inre bilder för att lättare komma ihåg den väsentliga informationen. Den röda tråden är inte en serie bilder i Powerpoint.

Hemligheten med att göra en bra presentation är att bestämma vad som ska vara den röda tråden, med utgångspunkten i att åhörarna bara kommer att komma ihåg en sak. Denna enda sak som de ska komma ihåg ska du bestämma.

Kring denna enda sak som du bestämt att de ska komma ihåg måste du svara på de klassiska frågorna:

Vem?

Vad?

Varför?

Var?

När?

Hur?

Och med hjälp av vad?

Frågorna är som små delar där du i svaren alltid återkommer och förstärker det du har bestämt att åhörarna ska komma ihåg – den röda tråden.

Retorik

Ämnet retorik har ett större perspektiv. Retorik är egentligen en metod för att förbereda tal och har en 2000-årig historia. Retorik består av fem delar:

Inventio. Handlar om att finna eller uppfinna lämpliga argument.

Dispositio. Handlar om hur själva talet är uppdelat, och det ska innehålla sex delar. Ordningen kan varieras men det viktiga är att förbereda åhörarna och steg för steg leda dem till en viss övertygelse:

Inledning, som ska väcka intresse och välvilja.

Berättelse, som redovisar bakgrunden.

Påstående.

En rad argument som bekräftar påståendet.

Vederläggning av argument mot påståendet.

Avslutning med sammanfattning av argument och vädjan till åhörarna.

Elocutio. Handlar om språket. Kort, klart och korrekt ska det vara. Här hittar vi begrepp som teser, antiteser, metaforer, paradoxer, ironi, utrop, frågor, etc. Stilen ska passa ämnet, åhörarna och situationen.

Memoria. Handlar om att förbereda talet och memorera det, så att man kan tala levande, obunden och spontant utan manuskript.

Actio. Handlar om själva framförandet. Variera rösten och väck känslor. Använd ögon, ansikte, händer, kroppen, hållningen och kläderna för att stärka ditt budskap.

Och Powerpoint?

Alltför ofta skapas hela presentationen direkt i Powerpoint. Dokumentet blir som en kladdlapp för vad vi vill säga, med utförliga argument och försvar på konstiga frågor. Därefter tycker vi att det ser tråkigt ut och ”sminkar liket”.

Men det är här allt förarbete betalar sig. Arbetet blir målinriktat, klart på kortare tid och med ett betydligt bättre resultat. Varje sida vi väljer att göra får ett klart syfte och en given plats i presentationen. Och du blir stjärnan!

Några enkla riktlinjer:

Talar du för en organisation så ska du följa de grafiska riktlinjerna. Allt annat är oprofessionellt.

Säg bara en sak åt gången.

Rubriker är just rubriker, inte utredningar.

Text på en sida är inte heller utredningar. Skriv bara nyckelord.

Visa inte bilder för att det ska vara fint, välj att säga något med bilderna?

Behandla bilder medvetet för att förstärka och komplettera ditt budskap. Säg inte samma sak med bilden som redan texten säger.

Tänk på bildens utsnitt, komposition och innehåll.

Kan bilden tolkas på ett felaktigt sätt?

Var inte rädd för tom yta. Du behöver inte kasta in tråkiga illustrationer bara för att det finns en vit yta.

En sida måste ha ett tydligt anslag. Var ska åhöraren titta först? Vad är viktigast?

Vit text på svart bakgrund är inte lättläst i en bok. Inte heller i en presentation. Och i en mörk lokal blir man inte piggare av det.

Det du väljer att visa ska komplettera dig, inte vara ditt manus. Ej heller dokumentation du ska lämna efter dig.

Vill du lämna något efter dig? Träna på framförandet.

Jag hoppas att detta är till din hjälp nästa gång du ska ha en presentation.

Christian Habetzeder

Gå till toppen av sidan …

Hur skapar jag en bra presentation i Powerpoint?

Hur skapar jag en bra
presentation i Powerpoint?